Hoy, parece que todos están ocupados. Hay tanta necesidad de realizar múltiples tareas y la tecnología a veces nos dificulta concentrarnos en lo que es importante. Todos están en contacto constante, lo que puede ser tanto bueno como malo para tu productividad. Es probable que a menudo sientas que hay tantas notificaciones y distracciones, ¿cómo se supone que puedes hacer algo con tantas interrupciones?

Como resultado, hay cuatro casilleros que podrían ayudarte a priorizar tus tareas y hacer que te sientas más cómodo al hacerlo. Si alguna vez leíste Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas de Stephen Covey, puedes recordar la matriz de administración del tiempo. Es una caja con cuatro cuadrantes. Cada una es una categoría de cómo te gastas tu tiempo. Con la invención de los teléfonos celulares, el correo electrónico y la mensajería instantánea, esta idea que se discutió por primera vez en 1989 es aún más relevante hoy que nunca.

Esta matriz son simplemente cuatro cuadrados que dividen tus tareas en cuatro categorías (o cuadrantes):

  • Importante y urgente (Q1)
  • Importante y no urgente (Q2)
  • No es importante y es urgente (Q3)
  • No es importante y no es urgente (Q4)

Importante y Urgente

Las cosas que caen en este primer cuadrante son urgentes e importantes. Cosas tales como emergencias y tareas importantes que tienen una fecha límite cercana.

Importante y no urgente

Las actividades que caen en el segundo cuadrante son cosas que son importantes, pero no urgentes ni de fecha límite. Los ejemplos incluyen ejercicio, construcción de relaciones, preparación y planificación.

No es importante y es urgente

Estas son cosas o actividades que parecen urgentes, pero que no son importantes. Piensa en cosas como interrupciones, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc.

No es importante y no es urgente

Por supuesto, hay cosas que no son importantes ni urgentes. Esto podría ser el trabajo ocupado, ciertas llamadas telefónicas y mirar televisión.

1. Donde enfocarse

Ahora que comprendes las diferentes categorías, es hora de analizar dónde pasas la mayor parte del tiempo (y lo que es más importante, dónde debes pasar más tiempo). Puede parecer obvio decir que los primeros dos cuadrantes son donde debe estar tu enfoque, después de todo, son las actividades importantes. Para ser lo más productivo, debes intentar enfocarte específicamente en el cuadrante dos.

El cuadrante uno se gasta principalmente en modo de crisis y debe evitarse si es posible. De hecho, encontrarás que cuando comiences a planificar días más intencionalmente con esta matriz de administración del tiempo, comenzarás a notar que cada vez hay menos actividades en el cuadrante uno porque puedes hacerlas antes de tiempo.

2. Cuándo y cómo usarlo

La gran noticia sobre esta matriz de gestión del tiempo es que funciona durante cualquier período de tiempo, desde una hora hasta toda la vida. Cada vez que necesites enfocar tus prioridades, puedes crear una lista, comenzar a categorizar y abordar cada categoría.

3. Semanal

Una de las mejores maneras de usar esta matriz es planificándola cada semana. Al comienzo de la semana, escribe todas las tareas que tienes que hacer. Recorre la lista y categorízalos. No olvides mirar tu calendario, incluir reuniones y clasificarlas también. Luego puedes averiguar qué tareas completar en qué día y cuánto tiempo más grandes tomarán durante un período de tiempo. Dividir proyectos más grandes en partes diarias es una excelente manera de mantenerse alejado del cuadrante uno.

4. Diariamente

Siéntate todas las mañanas y comienza una lista de todas las tareas que sabes que debes realizar en un futuro próximo. Ve cuáles necesitas terminar ese día (urgente e importante), así como algunos que te gustaría dedicar un poco de tiempo a trabajar (no urgente e importante).

5. Reservar tiempo

Después de hacer tus listas, comienza a reservar tiempo para cada categoría. Lo primero de cada día es posible que tengas que hacer las actividades del cuadrante uno, ya que son las más importantes y urgentes. Una vez que hayas terminado con el tiempo que has reservado para estos, pasa al cuadrante dos. Una de las peores distracciones es tu correo electrónico. El reservar un tiempo específico para los correos electrónicos puede aumentar considerablemente la productividad, ya que no estás constantemente comenzando y parando a lo largo del día.

Para ser más productivo y abordar esas actividades del cuadrante dos, reserva tiempo todos los días cuando puedas trabajar ininterrumpido. Pónlo en tu calendario para que otros lo vean, cierra tu cuenta de correo electrónico y apagua tu teléfono. Esta vez debería ser para que puedas hacer las cosas importantes sin las distracciones constantes.

Si tienes más tiempo reservado después de tu tiempo en el cuadrante dos, puedes terminar algunas actividades más del cuadrante uno o incluso extender tu tiempo concentrado para el cuadrante dos. Una vez más, después de trabajar así por un tiempo, muchas actividades comenzarán a pasar al cuadrante dos, y puedes hacer las cosas antes de que se aproxime la fecha límite. Tampoco olvides programar algunos descansos. Ser productivo y eficiente es una gran cosa, pero no significa que tengas que quemarte. No todas las tareas del cuadrante tres y cuatro tienen que ser algo malo.

6. Audítate a ti mismo

¿Todavía no ves un aumento en la productividad? Intenta hacer las cosas al revés. Continúa tu día como lo harías normalmente y toma notas sobre las cosas que pasaste haciendo tiempo. Luego revisa la lista y categorízalos. ¿Pasaste algún tiempo en los cuadrantes tres y cuatro que podrían haberse evitado o gastado de manera más productiva? Hacer esta actividad te hará más consciente de cómo es que realmente estás gastando tu tiempo y cómo puedes mejorar tu eficiencia.

Tener un sistema de categorización para las tareas que necesitas completar es un cambio de juego. También te hará más consciente de en qué actividades estás gastando tiempo y dónde mejorar. Tómate el tiempo para planificar cada semana y día al comienzo, y ve cuánto más se hace. También es mucho más relajante poder trabajar sin las distracciones o los plazos de entrega constantes.