A pesar de nuestros mejores esfuerzos, la mayoría de los planes fracasan.

Tampoco una mayoría ínfima, de acuerdo con 4pm.com, la mayoría de las organizaciones están considerando tasas de fracaso del 70% para sus proyectos ambiciosos.

Incluso Dwight D. Eisenhower, acusado de la invasión del Día D que sacudió la marea de la Segunda Guerra Mundial, una vez escribió: “Los planes en tiempo de paz no tienen ningún valor en particular”. Luego terminó con: “Pero la planificación del tiempo de paz es indispensable. . “

Te presento el concepto de gestión de proyectos. Si bien los planes mejor trazados no siempre hacen que tu vida diaria en pequeñas empresas sea una brisa, no significa que no puedas optimizar tus herramientas de administración de proyectos para prepararse para el éxito en la planificación. Solo necesitas las herramientas adecuadas, las estrategias correctas para la implementación y una mentalidad coherente para utilizar el software de gestión de proyectos como un aliado para la organización y la simplificación, no un ladrón del tiempo. Esto es lo que necesitas saber:

Encuentre la herramienta de gestión de proyectos adecuada

Comienza con la identificación de la mejor herramienta para tu pequeña empresa. ¿Qué simplificará tu vida? ¿Qué unificará la oficina en una máquina de productividad bien engrasada? Aquí hay algunos factores que debes tener en cuenta al navegar por las herramientas:

  • Un tablero de mandos. “Panel de control” es una buena palabra aquí. Al igual que el tablero de instrumentos de un automóvil, solo deberías echar un vistazo para obtener la esencia del trabajo de tu día. Un buen panel de control incorporará el seguimiento, los informes y la programación de proyectos en un espacio de una manera relativamente intuitiva.
  • Sencilla colaboración. ¿Puedes invitar a otros usuarios a formar parte de un proyecto? ¿Tienen que pasar por un proceso de registro complicado para trabajar con tigo? La colaboración simple es esencial para establecer una fuente de comunicación y actualizaciones entre los trabajadores.
  • Compartición de archivos. La mayoría de los proyectos de hoy dejan una huella digital masiva. Si tu herramienta de gestión de proyectos no facilita el seguimiento de las versiones de los archivos y compartirlos en el equipo del proyecto, será más laborioso de lo que vale la herramienta en sí.

Si eso suena como una gran cantidad de investigación que hacer, no te preocupes: estas herramientas son abundantes. Incluso tenemos algunas sugerencias que puedes leer hoy:

  • Trello es uno de los favoritos de los trabajadores remotos porque es simple, directo y de uso gratuito. Aquí hay algunos consejos para principiantes sobre el uso de Trello, cortesía de la propia compañía.
  • Slack es ideal para pequeñas empresas, simplifica la comunicación y agiliza tus mensajes, incluso dentro de un entorno de oficina. Echa un vistazo a este tutorial de YouTube para usar Slack.
  • GoToMeeting su producto LogMeIn es una forma sencilla de comunicarse a través de audio o videoconferencia con personas dentro y fuera de su organización.
  • Basecamp es intuitivo y fácil de usar para múltiples proyectos, lo cual es ideal para cualquier persona cuya descripción de trabajo incluya “gerente de proyecto”, que realmente debería ser revisada a gerente de proyectos. Basecamp publica un tutorial de “Domina los conceptos básicos de Basecamp” que simplifica las cosas para los nuevos usuarios.

Haz que una herramienta de gestión de proyectos trabaje para ti

Los expertos en finanzas personales te dirán que el dinero puede ir de dos maneras: ya sea que trabajes para obtenerlo o puedes revertir tu fortuna y hacer que el dinero trabaje para ti. Es lo mismo con las herramientas de gestión de proyectos. Puedes ignorar sus características y nunca molestarte con el tutorial, o puedes hacer una inversión inicial de tiempo y energía para asegurarte de que estas herramientas terminen haciendo tu vida más fácil. Aquí hay algunos consejos para hacer que funcione:

  • Invite a todos en tu pequeña empresa a unirse. Por ejemplo, hacer que todos se instalen en Basecamp te permitirá hacer anuncios en toda la compañía. Esto también ayuda a mantener las carpetas de correo electrónico respectivas lo más claras posible, ya que pueden trabajar libremente a través de la herramienta de administración de proyectos interna para tus proyectos vitales.
  • Usa todas las herramientas. Compartir archivos, programación, administración de tareas: si no lo estás haciendo todo a través de la herramienta de administración de proyectos que seleccionaste, entonces no le está dando la oportunidad de hacer su magia simplificadora. ¡Para eso está! No utilices una herramienta separada para enviar por correo electrónico y compartir archivos cuando puedes hacerlo todo a través de un único panel.
  • Recortar reuniones. Odias las reuniones, odio las reuniones, todos odiamos las reuniones. Así que deja de tenerlas cuando no son necesarias. Una herramienta como Basecamp te brinda la opción de registros automáticos que te actualizan sobre el estado de un proyecto sin tener que acaparar la sala de conferencias. Guarda reuniones para actividades grupales como lluvia de ideas y otras tareas de colaboración.
  • Personaliza tus notificaciones por email. Cuando comiences con un nuevo sistema de gestión de proyectos, recibirás un correo electrónico cada vez que alguien te haga el mínimo gesto. Puedes personalizar esto. Ingresa a tu configuración y pregúntate cómo deseas que se vea tu bandeja de entrada de correo electrónico todos los días. Si necesitas recordatorios por correo electrónico para ponerte en marcha, genial. Usalos. Si no, mantén la bandeja de entrada despejada.

Mejores prácticas para hacer la gestión de proyectos simple

Incluso con todas estas herramientas de lujo a la mano y los consejos para hacer un uso completo de ellas, todavía hay algunos principios que deberás incorporar en tu vida como gerente de proyectos que facilitará las cosas.

  • Claridad. ¿Cuál es el objetivo del proyecto? Sin una meta clara, escrita y definible, preferiblemente con una línea de tiempo adjunta, entonces no hay nada por lo que trabajar. Para citar a Creed de “The Office”: “¿De qué se trata todo esto? ¿Para qué estoy trabajando?”
  • Comunicar. Si algo no está claro, pregúntalo y házlo más pronto que tarde. No deseas acumular una fecha límite sin tener una idea clara de cómo va un proyecto o si un archivo estará listo. En la gestión de proyectos, tus líneas de comunicación son tus líneas de suministro. Son vitales Mantenlas abiertas.
  • No te comuniques en exceso. La comunicación es tan importante que algunas personas te dirán que es imposible “sobre-comunicarse”. No es así. No permitas que tu herramienta de administración de proyectos te actualice en cada pequeño artículo cuando alguien más esté administrando el proyecto. Elimine las notificaciones excesivas y asegúrate de permitir que tu equipo haga lo que fue contratado para hacer. Recuerda: el objetivo es más simplicidad en tu vida diaria, no menos.

Ajusta tu sistema de gestión de proyectos para obtener más éxito

A medida que te acostumbras a las características de la herramienta de gestión de proyectos elegida, tendrás una idea de lo que funciona para ti y lo que no. Pero quédate en ello. Cuanto más personalices tu propio tablero de mandos y adaptes tu estrategia para lo que funciona en tu pequeña empresa, más se ejecutará tu programa como una máquina bien engrasada.