Correr como un pollo con la cabeza cortada puede parecer una buena señal. Después de todo, estás trayendo nuevos clientes. El teléfono está sonando descolgado. Estás escatimando en el sueño tratando de hacer todo de una vez. ¡Incluso estás (un poco, un poco) triunfando!

Solo hay un problema con esta escena común: contrariamente a la creencia popular, la actividad en sí misma no es una virtud. Lo que realmente requiere habilidad es la capacidad de uno para administrar, delegar y ejecutar tareas de manera eficiente, todo mientras te mantienes cuerdo en el proceso.

Si estar ocupado ha dominado tu vida, es hora de recuperar el control. Usa esta guía para averiguar dónde estás perdiendo más tiempo para poder reducir el estrés diario y volver al trabajo que sea importante.

Matones de tiempo comúnes

La optimización de los procesos de tu negocio requiere que identifiques las pérdidas de tiempo más grandes en tu programación diaria. Sin embargo, esto puede ser difícil de determinar desde el principio, especialmente cuando te sientes como si estuvieras gastando mucho tiempo en tareas rudimentarias.

Examinemos tu productividad diaria para ver dónde tu empresa puede ser más eficiente.

Cuenta tus minutos

Comienza por hacer un seguimiento de tu uso del tiempo a lo largo de un solo día. El consultor de productividad Daniel Gold sugiere anotar todas tus actividades diarias en una hoja de papel. Registra lo que estabas haciendo y cuánto tiempo te tomó (se honesto). Busca las actividades relacionadas con el trabajo en las que pasaste la mayor cantidad de tiempo. ¿Estabas respondiendo las llamadas telefónicas de los clientes? ¿Fue reunión con tu socio de negocios? Toma nota de estas actividades.

Si escribir tus tareas se siente como un factor estresante o una distracción, siempre puedes recurrir a una herramienta de seguimiento de tiempo automatizada como Toggl. Este rastreador de tiempo se conecta a tu navegador web para mostrar dónde estás pasando tiempo en la web. Más tarde, puedes ver un gráfico organizado que divide tu tiempo en categorías.

También es una buena idea que los socios y los empleados hagan un seguimiento de su tiempo, ya que esto proporcionará una visión global de la eficiencia de tu fuerza laboral.

Encontrar patrones

Busca patrones en tus hábitos diarios. ¿Te sentaste por una hora a las 2 pm para responder a una queja de un cliente por correo electrónico? ¿Qué tal ese intervalo de 30 minutos donde no hiciste nada más que desplazarte por Instagram? Estos patrones te ayudarán a identificar los momentos del día en que eres más productivo. También aclararán cuándo debes tomar un descanso para repostar.

Cómo simplificar los procesos de pequeñas empresas

Mirar honestamente tu productividad personal y profesional es un primer paso importante hacia una pequeña empresa más eficiente. Una vez que hayas hecho eso, es hora de apuntar a tus mayores perdedores de tiempo con soluciones probadas y eficaces. Hemos reunido una lista de herramientas y estrategias importantes garantizadas para ayudarte a hacer más cosas y más rápido.

Aquí hay tres áreas comunes donde las nuevas empresas tienden a perder más tiempo:

Servicio al cliente

¿Luchando para hacer un seguimiento de las solicitudes? ¿No puedes responder lo suficientemente oportuno? Ya sea que te llamen, dejen las reseñas de Yelp o envíen un correo electrónico, los clientes se comunicarán a todas horas del día. Cuando respondes tú mismo a estas solicitudes, o solo con otra persona, las cosas pueden ponerse agitadas.

Para un servicio al cliente más eficiente:

Hablar uno a uno con todos tus clientes es una excelente manera de entender el punto de dolor desde la perspectiva de la primera persona. Pero si le dedicas una cantidad significativa de tiempo a estas interacciones, podría ser el momento de subcontratar la tarea. Estar allí para tus clientes y crear una conexión personal no significa que deban tener tu número de teléfono personal.

Hemos hablado de los muchos beneficios de un sistema telefónico automatizado, que incluye la captura de los correos de voz de los clientes y el envío de las transcripciones de correo electrónico a tu teléfono. Para participar más en las conversaciones de los clientes en tu sitio web, puedes considerar implementar una aplicación de chat en vivo. Por ejemplo, Bold360 es una herramienta de inteligencia del cliente equipada con chat personalizable en vivo y funciones de soporte técnico.

Marketing

El marketing es la forma en que compartes tu historia con el mundo y es un aspecto no negociable del éxito de las pequeñas empresas. Pero el marketing puede ser un asesino de tiempo inesperado, especialmente cuando tú mismo administras una parte o la totalidad del mismo.

Por ejemplo, considera cuánto tiempo pasas elaborando publicaciones en redes sociales y respondiendo a comentarios. ¿Qué pasa con el marketing de correo electrónico? ¿Escribir un boletín? Incluso los expertos luchan para completar estas tareas de manera eficiente.

Para pasar menos tiempo en la comercialización:

Los medios sociales son la forma más popular de comercializar una pequeña empresa porque es fácil y gratis. Sin embargo, se necesita estrategia y tiempo para elaborar un plan de mercadotecnia eficaz en las redes sociales.

Si tus objetivos de redes sociales te están abrumando, considera formas en que puedes reducir su escala y hacerlos más realistas. Piénsalo: no tienes que publicar todos los días en todas las plataformas. La entrega de valor es lo más importante. Si se siente más manejable publicar tres publicaciones atractivas y de alta calidad por semana, opta por eso.

Aquí hay algo más que debes saber: las herramientas de administración de redes sociales son el mejor amigo de una pequeña empresa. Poner en cola todas tus publicaciones al comienzo de la semana te ahorra tiempo y estrés. Buffer es una herramienta asequible para pequeñas empresas que te permite canalizar el contenido de tus sitios web favoritos directamente a tu red social.

Si te sientes estresado por encontrar qué publicar (aparte de tu propio contenido) prueba una herramienta como Feedly. Este sitio agrega noticias de toda la web y facilita el descubrimiento de artículos basados en temas. Pocket es otra aplicación de descubrimiento de contenido que te ayuda a encontrar y guardar contenido relevante.

Reuniones y Comunicación.

Las reuniones son quizás la mayor fuente de tiempo perdido para las pequeñas empresas. Esto también se aplica a las llamadas telefónicas y las sesiones de Skype. ¿Tú y su socio comercial se llaman diez veces al día? Esto podría ser una señal de que no están llevando a cabo reuniones de manera muy eficiente.

Para reducir a tiempo las reuniones:

Tener menos reuniones. En serio: tener demasiadas reuniones puede ser muy perjudicial para el éxito de las pequeñas empresas.

Aquí hay una regla general: si la reunión no tiene una agenda clara, no la tengan. Es posible que la cancelación de reuniones parezca que estás aflojando, pero en realidad estás liberando tiempo para ayudar a todos a hacer más.

La clave para reducir las reuniones es hacer que las reuniones que tú tienes sean más eficientes. En lugar de tener tres reuniones a la semana, vea si puedes tener una sola reunión los lunes o los viernes. Usa este tiempo para compartir inquietudes y discutir ideas, pero no lo hagas sin asignar elementos de acción. Cada persona debe salir de la reunión con una tarea manejable y específica, con la expectativa de que entregarás un resumen en la próxima reunión.

Para ayudar aún más a la comunicación de tu equipo, join.me también es útil y reemplaza la necesidad de largas cadenas de correo electrónico. Muchos equipos pequeños confían en join.me para conectarse a través de video o chat telefónico, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.

Conclusión

Si estás listo para completar las tareas diarias de manera más eficiente mientras te ahorras tiempo, estas estrategias y herramientas para pequeñas empresas pueden ayudarte.