Pocas cosas en el mundo de las pequeñas empresas son más desalentadoras que verter el sudor de tu vida en un proyecto, solo para descubrir que un archivo se ha corrompido o ha desaparecido.

Las grandes propuestas de clientes, presentaciones de negocios e incluso datos personales confidenciales no deberían ser tan vulnerables a la pérdida de datos como el papel en el viento. Si el escenario anterior te parece incluso una posibilidad, puede ser el momento de pensar en configurar una estrategia de prevención de pérdida de datos y abrazar el almacenamiento en la nube.

Cómo funciona el almacenamiento en la nube y la sincronización

Recientemente, hice algo precipitado: me embarqué en mi primer intento de construir una PC desde cero. Después de comprar las partes individuales, consultar con los foros y salas de chat en línea y una sesión de creación de maratones que involucró la resolución de problemas y la comprobación frecuente de YouTube, lo hice. Tenía mi propia PC, y funcionó.

Como sincronizo archivos en la nube, no fue difícil trabajar en esta nueva PC. Podría iniciar archivos a través de Dropbox y acceder a mis contraseñas sin perder el ritmo.

Entonces, golpeó la ley de Murphy. La PC dejó de encenderse.

Incluso ahora, mientras estoy en medio de intentos de reparación, puedo funcionar en una computadora portátil vieja porque el almacenamiento y la sincronización en la nube significa que tengo todo lo que necesito, sin importar dónde acceda a Internet. Si bien el hardware me falló, el software de almacenamiento en la nube ha mantenido la empresa en funcionamiento.

La necesidad de prevenir la pérdida de archivos

Cuando una empresa de investigación investigó la pérdida de datos, descubrieron que la mayoría de las pequeñas empresas no estaban preparadas para la pérdida de datos, con un 58% de dudas sobre cómo manejarían el problema. Eso significa que configurar incluso un sistema simple puede ser suficiente para colocar a su pequeña empresa en la mitad superior cuando se trata de la prevención de pérdida de datos.

Es una triste situación, especialmente teniendo en cuenta la importancia de prevenir la pérdida de datos.

Definiendo “la nube”

En la película “Creed”, el joven boxeador Donnie toma una fotografía del horario de entrenamiento sugerido por Rocky Balboa en lugar de llevarse la hoja de papel a casa. Rocky, de la vieja escuela que es, se pregunta por qué Donnie se va sin eso.

“Ya está en la nube”, anuncia Donnie.

Rocky mira hacia el cielo, preguntándose dónde podría estar esta nube.

Tal vez tengas una mejor idea de lo que realmente es la nube, pero no se pierde nada con la actualización: la “nube” es lo que parece. En realidad, el almacenamiento basado en la nube significa que está almacenando archivos de forma remota en el servidor de otra persona. Es así de simple. La “nube” también puede referirse a servicios basados en la nube como Adobe, que ahora ya no vende las versiones en caja de sus productos, sino que cobra una suscripción para que active el software en su propio dispositivo.

La nube funciona para el almacenamiento y la copia de seguridad porque se trata de la descentralización. Cuando sincronizas tus archivos en la nube, están disponibles para ti siempre que tengas una conexión a Internet, sin importar si estás usando tu computadora portátil, tableta o incluso tu teléfono. Como puedes imaginar, eso es un buen augurio para los viajeros de negocios frecuentes que tienen la costumbre de perder su hardware.

Construyendo tu estrategia de prevención de pérdida de datos

La forma más sencilla de cambiar de hardware a software es pensar en ello como la diferencia entre desenterrar un archivo e iniciar sesión en una cuenta. Puedes iniciar sesión en una cuenta desde cualquier lugar y acceder a tus archivos; si tú mismo desentierras un archivo, es susceptible de perderse.

Eso significa que tienes que identificar los mejores servicios clave para almacenar tus archivos:

  • Dropbox es una solución popular en el mundo de la sincronización en la nube. Incluso cuando un archivo sale mal, puedes acceder a versiones anteriores del archivo, lo que significa que incluso si ocurre un desastre, tus esfuerzos no serán una pérdida total.
  • Google Drive es igual de fácil de configurar. Al igual que Dropbox, se desliza fácilmente en su uso de Windows o Mac al actuar esencialmente como otra carpeta en la que puedes guardar tus archivos importantes. Excepto que estos archivos se almacenan en la “nube” (no mires arriba), lo que significa que incluso si tu computadora explotara espontáneamente, los archivos aún se almacenarán en algún lugar.
  • Evernote es una solución popular para guardar información de la web, crear listas de tareas y compartir notas con otras personas. Esto puede ser una parte vital de la vida diaria en una pequeña empresa, por lo que Evernote sigue siendo una aplicación tan popular. Debido a que se sincroniza fácilmente con tu dispositivo móvil, puedes manejarlo con la misma facilidad en un viaje de negocios que puedas hacerlo desde la oficina.
  • Zoho es un conjunto de soluciones para tu pequeña empresa basada en la nube: correo electrónico, libros, contabilidad, gestión de relaciones con el cliente, incluso accediendo a un lugar de trabajo remoto que mantiene unido a tu equipo.

Pero estas son solo herramientas. ¿Qué pasa con la estrategia que mantiene tus archivos seguros?

Redundancia. Si bien es genial tener una fuente de copias de seguridad para tus archivos más importantes en un servicio basado en la nube, la clave para una seguridad efectiva es la redundancia. Si saltas de un avión, no solo quieres un paracaídas en el que puedas confiar. ¡Quieres una copia de seguridad! Lifehacker recomienda que no hagas que un servicio como Dropbox sea tu único respaldo. Es difícil estar en desacuerdo.

Piensa a largo plazo. Debido a que un servicio como Dropbox solo mantiene archivos a largo plazo durante un intervalo de tiempo específico (por ejemplo, 30 días), es importante tener a mano los archivos más importantes para el almacenamiento a largo plazo. Nuevamente nos dirigimos a Lifehacker, que recomienda CrashPlan para estos fines.

Deja de asumir la seguridad. Simplemente porque descargaste una aplicación no significa que ahora estés a salvo de todo riesgo de pérdida de datos para el final de los tiempos. Es importante probar tus sistemas. Mantén tus archivos más importantes almacenados físicamente en algún lugar, idealmente en un lugar seguro, en caso de que todas estas opciones de nube te fallen. Cuando tus datos más importantes dirigen tu vida, vale la pena la pequeña inversión de tiempo para protegerlos. No lo pienses como una redundancia, sino como una valiosa inversión de tiempo que podría evitarte innumerables dolores de cabeza en el futuro.

Conclusión

Con un plan de prevención de pérdida de datos adecuado en marcha, tu pequeña empresa no solo funcionará mejor, sino que también tendrás más tranquilidad. Vale la pena configurarlo, incluso si requiere el trabajo de una tarde. Nunca se sabe cuándo podría ahorrarte el trabajo de unos pocos meses.

¿Tienes otras sugerencias o herramientas que utilizas para sincronizar tus archivos en la nube? Publica un comentario y vamos a hablar de ello. Espero escuchar todas tus ideas.