Tienes algunas oportunidades comerciales que aún no has contactado. Sabes que tu empresa debe tener un perfil de Twitter, pero has pospuesto su configuración. Sabes que deberías haber contactado a ese distribuidor hace semanas, pero estás sentado en tus manos. Había un libro realmente bueno que se te recomendó sobre cómo hacer crecer tu negocio, pero has pospuesto leerlo. ¿Por qué?

Hay muchas razones por las cuales las cosas no se hacen con tu negocio; tiempo mal administrado, recursos limitados, falta de capital, etc. A veces, se puede hacer poco con circunstancias incontrolables. Pero la nueva temporada de Stranger Things no debería ser una de las razones por las que tu negocio no está creciendo. No importa cuán increíble esté ese programa.

Si eres un nuevo emprendedor y estás luchando contra la bestia de la dilación, no estás solo. Los nuevos empresarios y emprendedores suelen tener más dificultades para completar múltiples proyectos. Son propensos a postergar más debido a la singularidad de administrar un nuevo negocio. No hay ningún jefe que te diga qué hacer y cuándo hacerlo. Esa libertad, junto con la inexperiencia y un poco de miedo, puede hacer que cualquiera se demore.

En este artículo, te daremos algunos consejos sobre cómo luchar contra la procrastinación para que puedas mover tu empresa en la dirección correcta.

Para saber quiénes son tus verdaderos enemigos, debes aprender qué te hace llegar a la dilación. Al abordar el problema, sabrás por qué terminas no haciendo lo que se necesita hacer.

Por qué postergamos

Hay muchas razones por las cuales los emprendedores se demoran. Pueden ir desde la simple indecisión y evitar una tarea desagradable, hasta el trastorno por déficit de atención con hiperactividad (TDAH) y la depresión. En esta sección, veremos algunas de las razones más comunes por las que los emprendedores postergan.

1. La dilación se ha convertido en un hábito.

La postergación por períodos prolongados puede hacer que el acto de postergación se convierta en un hábito. Esto significa que, en lugar de postergar en ocasiones, retrasar ciertas actividades se convierte en tu modo de operación.

2. Falta de interés.

Hay cosas que debes hacer por tu negocio que no te entusiasman. Es por eso que terminas postergando, porque te falta interés en la tarea en cuestión. Es posible que tareas como la facturación, las llamadas en frío y la contabilidad nunca te traigan alegría. Las soluciones a este tipo de tareas pueden delegarse mejor a un miembro de tu equipo.

3. Es difícil y abrumador.

Si te encuentras cara a cara con una tarea difícil, puedes sentirte abrumado fácilmente. Terminarás poniéndolo en espera, ya que piensas que no hay forma de que puedas lograrlo.

4. No tiene sentido.

Es común postergar hacer algo que está fuera de tu conjunto de habilidades. Es difícil hacer algo que no puedes entender. Intenta investigar más sobre tu negocio elegido para que puedas entender lo que está sucediendo.

5. Es frustrante.

Hay cosas que debes hacer, pero parece que te frustra. Es una gran excusa para no hacerlo, así que ya no tienes que sentirte así. Pero si es una parte esencial de tu negocio, intenta que te guste. Si no haces nada al respecto, terminarás más frustrado por no poder hacer lo que tienes que hacer.

6. Tienes miedo al fracaso.

El miedo al fracaso puede hacer que las personas pospongan las tareas y retrasen la toma de riesgos.

7. Perfeccionismo.

Los perfeccionistas a menudo postergan debido a la necesidad de condiciones perfectas para comenzar, y resultados perfectos una vez completados.

8. Indecisión.

No poder tomar una decisión a menudo puede hacer que los emprendedores pospongan tareas y proyectos. Esto puede ser perjudicial para un negocio. Especialmente en industrias que se mueven rápidamente.

9. Demasiado distraído.

Estar demasiado distraído puede empeorar la indecisión. Tener demasiadas distracciones hace que sea más difícil concentrarse en lo que es más importante en un momento dado y ayuda a postergar las acciones vitales.

Clasifica tus tareas en orden de importancia

Una de las cosas que habitualmente postergaba era responder correos electrónicos. Cuando recibes algunos correos electrónicos por día, responderlos no es gran cosa. Pero a medida que mi negocio creció, también lo hizo la cantidad de correos electrónicos.

Pero a diferencia de mis correos electrónicos personales, casi todos los correos electrónicos que recibía por día debían ser respondidos eventualmente. Entonces, durante mucho tiempo, pasaba horas en correos electrónicos todos los días. Para empeorar las cosas, de alguna manera creía que pasar más tiempo respondiendo correos electrónicos desde mi teléfono ayudaría.

Si estuviera lejos de mi computadora, tomaría cada segundo libre para responder correos electrónicos en mi teléfono. En el almuerzo, antes de mi entrenamiento, justo antes de acostarme, cada vez que tenía la oportunidad, me conectaba para ver si había algo que debía tratarse de inmediato.

Entonces, un día, tuve suficiente. Basta de revisar correos electrónicos 5 veces por hora. Basta con revisar los correos electrónicos a primera hora de la mañana y los fines de semana. Estaba harto de eso. Mi frustración condujo a la dilación cuando comencé a temer abrir mis correos electrónicos.

Finalmente, decidí resolver mi problema de correo electrónico de una vez por todas. Me tomé un tiempo lejos de mi negocio para descubrir cómo operar mejor la startup. El objetivo era dirigir el negocio de manera más fluida y mucho más eficiente.

Me tomé el tiempo de mirar todo lo que hice en una semana y en un mes. Luego, clasifiqué las cosas más importantes que podía hacer en mi startup a diario, semanalmente y mensualmente, que aumentarían el alcance o los ingresos. Para mi sorpresa, “responder correos electrónicos” no figuraba entre los 3 primeros en mi lista.

Cuando continué investigando el problema de mi correo electrónico, descubrí que recibía el mismo tipo de correos electrónicos, y casi ninguno de ellos necesitaba ser respondido de inmediato. La mayoría podría esperar hasta el final del día o al menos unas pocas horas.

Para resolver mi problema, implementé varias estrategias. Una de las estrategias clave que parecía funcionar era hacer las cosas más importantes # 1 y # 2 en mi lista ANTES de responder correos electrónicos. Comencé a eliminar correos electrónicos a cambio de otras tareas diarias que afectarían directamente el crecimiento de mi negocio. Descubrí la mejor manera de crear un flujo diario que incluye lograr cosas que normalmente aplazaría.

Tener plazos a corto plazo para (la mayoría) de las tareas

Todos deseamos tener más tiempo para terminar las tareas en nuestra lista de tareas pendientes. Sin embargo, más tiempo no siempre es la solución. De hecho, más tiempo puede empeorar el problema.

La Ley de Parkinson establece que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización. Esto significa que si te das una semana para terminar un proyecto, lo más probable es que te lleve una semana terminarlo. Sin embargo, si te das solo cinco días para completar el mismo proyecto, encontrará una manera de terminar el proyecto en cinco días.

Hay algo en tener más tiempo que hace que los humanos quieran perder ese tiempo en lugar de aplicarlo para avanzar nuestras vidas. Es por eso que establecer plazos a corto plazo es tan efectivo. Nos permite usar cada segundo disponible para un trabajo enfocado.

Establecer plazos a corto plazo tiene un efecto dinámico en nuestra productividad. Básicamente, estamos engañando a nuestros cerebros para convertirnos en máquinas de resolución de problemas más creativas. Creamos atajos y racionalizamos nuestro proceso. También beneficia a aquellas personas que sienten que trabajan mejor bajo presión.

La palabra clave es “más”

Ten en cuenta que establecer plazos a corto plazo para todas las tareas puede ser contraproducente. Bradley Staats, profesor asociado de la Escuela de Negocios Kenan-Flagler de la Universidad de Carolina del Norte, cree que establecer solo plazos a corto plazo no deja tiempo para el tiempo “flojo”, el período del llamado tiempo perdido que nos ayuda a encontrar ideas innovadoras y soluciones, Staats explicó a la BBC:

“Sin esa holgura, es probable que veamos menos creatividad y menos innovación”, dijo. “Existe la posibilidad de que lo que descartemos [al trabajar rápidamente] sea importante para la eficacia o la solución”.

Aprende a equilibrar el establecimiento de plazos a largo y corto plazo para tus diversos proyectos, y verás aumentar tu productividad y disminuir tu tendencia a postergar.

Practica la microproductividad

En un estudio de investigación de 2016 publicado por la Association for Computing Machinery, se presentó un sistema que descompone la tarea de escribir en tres tipos de microtarea. El propósito de la publicación fue observar los efectos de la escritura colaborativa con microtarea y su impacto en la colaboración entre escritores con contexto e inversión en el proyecto de escritura. Esencialmente, la escritura colaborativa se puede dividir en tres pasos: 1) generar ideas, 2) etiquetar ideas para organizarlas y 3) escribir párrafos con algunas ideas relacionadas.

Esta idea de microproductividad se puede aplicar para reducir la dilación. De hecho, utilicé este método al escribir este artículo y me ahorró aproximadamente medio día de trabajo. También practiqué micoproductividad a lo largo de mi semana de trabajo, y pareció ayudarme a mantener el ritmo.

Aquí es cómo comenzar a practicar la microproductividad:

Paso 1. Identificar / hacer una lluvia de ideas sobre todas las tareas e ideas

  • Al desglosar las tareas y las ideas de lluvia de ideas, trata de tener en cuenta que no todas las ideas deben llevarse a cabo de inmediato y no todas las tareas son urgentes. Al crear una estrategia microproductiva, puedes decidir abordar cualquier tarea o trabajo que desees, pero le recomiendo que comiences con la más vital.

Paso 2. Rotula tus tareas

  • El segundo paso es etiquetar tu tarea en función de cuál es su rol en tu negocio. Al etiquetar tus tareas por categoría o actividad, minimiza el desorden mental que se crea. Esto te da una idea más clara de lo que debe hacerse y crea una sensación menos abrumadora en general.

Paso 3. Completa cada tarea por etiqueta o categoría en etapas

  • Ahora es el momento de tomar medidas. Crea pasos para cada tarea en tu lista. Luego comienza a completar esos elementos uno por uno. Si tu dilación se debió a sentirte abrumado, encontrará que el sentimiento abrumador comienza a disminuir.

Usa sprints de 15 minutos, 30 minutos y 1 hora

Una de las razones por las cuales es difícil abordar algunas tareas desagradables es porque anticipamos el dolor involucrado. Nos detenemos en todos los problemas que podemos enfrentar o el estrés involucrado. Esto es especialmente cierto cuando se trata de tareas difíciles. Básicamente no tenemos nada que esperar, lo que nos hace retrasar incluso comenzar.

Es por eso que dividir tu tiempo de trabajo en intervalos más pequeños puede mejorar la productividad y reducir la frecuencia de las dilaciones. Al usar sprints de trabajo, te permites la oportunidad de trabajar durante un período fijo de tiempo con un descanso.

Aléjate

Recientemente trabajé un día de 15 horas lleno de tareas de trabajo mental. Hoy en día, trato de no acostumbrarme a trabajar horas extremadamente largas, pero a veces son inevitables. Me sentí bien acerca de cómo fue la jornada laboral y el nivel de concentración que pude mantener durante todo el día. Terminé el día aún lleno de energía y entusiasmo.

Al día siguiente, sin embargo, fue un poco diferente. Aunque tenía energía y ganas de trabajar, mi enfoque no estaba allí. Tres horas después de mi jornada laboral, topé con pared. No podía mantener la concentración y podía sentir que mi músculo mental se debilitaba al tomar decisiones.

El problema era que necesitaba trabajar otro día largo para poder tomar unas próximas mini vacaciones. Pude avanzar durante el día y tener éxito al tomar descansos más frecuentes. Por cada hora que trabajaba, me tomaba un descanso de 20-30 minutos. Durante estos descansos, llamaba a amigos y familiares, salía a caminar o veía un video corto en YouTube.

Constantemente pensar y trabajar en una tarea es abrumador. Cuando trabajamos durante más horas, tendemos a sentirnos cansados y sofocados, y esto puede alimentar la dilación. A menudo, nos volvemos más productivos cuando lo dejamos ir. Alejarse de una tarea extenuante te permite presionar el botón de reinicio en tu productividad.

Deja de realizar múltiples tareas y manten la cordura

La multitarea, en principio, parece una buena idea; hacer muchas cosas en poco tiempo. Pero los estudios han demostrado una y otra vez que la multitarea es un mito. En cambio, lo que realmente estás haciendo es cambiar de tarea. La falta de enfoque intenso en una cosa te está haciendo menos productivo.

Cuando los emprendedores en solitario establecen nuevas empresas, se les hace creer que la multitarea es la mejor manera de realizar múltiples cosas. Contrariamente a esto, la multitarea no siempre funciona, ya que permite a los empresarios poner en espera tareas menos agradables y centrarse principalmente en aquellas que les encanta hacer. Sin embargo, el bloqueo de tiempo es un método confiable que permite a los empresarios planificar adecuadamente cómo invertirán su tiempo.

Esto se realiza mediante la planificación de todas las tareas que se deben completar en un día en particular. Las tareas se dividen en bloques de 15 minutos que aseguran que no se pierda el tiempo. Conocida como la Técnica Pomodoro, trabajar en lotes de tiempo es una forma segura de evitar las dilaciones. Existen numerosas aplicaciones, como Time Doctor, que permiten a los empresarios comenzar con los bloques de tiempo. El uso de bloques de tiempo no solo es ventajoso para administrar un negocio, sino también en la vida cotidiana.

La dilación empresarial siempre se ha acreditado por tener demasiadas distracciones en el espacio de trabajo. Es imperativo mantenerse enfocado en todo momento. Esto se puede hacer desinstalando cualquier aplicación de sitios web que no pertenezca a empresas. Por ejemplo, los empresarios que tienen aplicaciones de redes sociales en sus computadoras de trabajo pueden optar por postergar las tareas porque están chateando con amigos y familiares.

Usa el impulso

Es muy fácil dejarse llevar por las tareas, pero aprender a mantenerse enfocado significa que siempre debes mantenerte en el camino correcto. Un objeto en movimiento permanece en movimiento. En otras palabras, los empresarios deben permanecer enfocados en sus tareas profesionales hasta que las completen.

Una vez que comiences a tomar medidas, usa ese impulso para completar otras tareas y proyectos que puedes haber estado posponiendo. Cuando luchas contra la dilación, el impulso, la motivación y la claridad de lo que hay que hacer son tus mejores amigos. El peor momento para tratar de combatir la procrastinación es cuando estás parado.

Aprovecha tus pequeñas victorias diarias. Con el tiempo, estas acciones consistentes crearán nuevos hábitos que ayudarán a anular tu hábito de procrastinación.

Recompénsate después de alcanzar una meta

Los emprendedores tienen la costumbre de centrarse en las tareas y proyectos que les interesan y posponer las cosas que no les interesan. Ofreciéndote incentivos te motivará a completar todas las tareas con igual entusiasmo. Los incentivos pueden incluir recompensarse con tiempo personal o una hora extra de entretenimiento. El éxito no tiene que ser alcanzar el 100% de tus objetivos; incluso alcanzar el 80% de tus objetivos debe considerarse exitoso.

Formar un grupo de autores intelectuales

Cuando comencé mi negocio, tuve dificultades para hacer algunas de las cosas que sabía que debería estar haciendo. Uno de mis amigos me pidió que me reuniera con él y algunos de sus amigos que también eran empresarios. Las reuniones se convirtieron en un evento regular. Desarrollamos sistemas de rendición de cuentas para asegurarnos de que haríamos las cosas que harían crecer nuestros negocios.

La mayoría de las veces, a los empresarios nuevos y existentes les resulta fácil postergar las tareas porque no tienen a nadie a quien informar. Después de todo, son autónomos. Los emprendedores rara vez tienen gerentes que se aseguran de que se hagan las cosas. Si bien puede que no haya nadie para mantenerlos en línea, pueden decidir buscar socios responsables. Aquellos que trabajan desde casa pueden pedirles a los que los rodean que verifiquen lo que se ha hecho en un día entero de trabajo o pedirles a colegas en el mismo campo que llamen y verifiquen su progreso. Esto asegura que puedan luchar contra la procrastinación en todo momento.

Mensaje de Jim Rohn.