Los días de las tradicionales fuerzas de trabajo de ladrillo y mortero de 9-5 han llegado y casi han pasado. Hoy en día, casi el 45% de la fuerza laboral actual en los Estados Unidos trabaja de forma remota y es probable que este porcentaje continúe creciendo.

No es de extrañar que la comunidad de trabajo remoto haya crecido exponencialmente en los últimos años. Las encuestas recientes sugieren que los empleados que trabajan de forma remota son generalmente más felices, se sienten más valorados y sienten que experimentan una mayor productividad durante las horas de trabajo. No es de extrañar que los empleados estén luchando tan duro por su derecho a obtener algo de trabajo en casa.

La gran cantidad de beneficios que vienen con una fuerza de trabajo remota parecen no tener fin, especialmente para las nuevas empresas que buscan cualquier oportunidad para ser vanguardistas, avanzados, móviles y ágiles. Pero, como con la mayoría de las cosas, es más fácil decirlo que hacerlo. Para que los equipos remotos funcionen de manera positiva y efectiva, es necesario que existan las herramientas y los métodos adecuados.

Aquí hay 7 consejos y herramientas que puedes utilizar para administrar con éxito una fuerza de trabajo remota y despedirte de forma amistosa, con suerte, al espacio de la oficina y (aún peor) a los cubículos.

1. Usa una herramienta de comunicación para chatear y colaborar.

Herramienta: Slack

Con un equipo remoto, hacer preguntas o transmitir información crítica a tu equipo no es tan simple como ir a la siguiente oficina para hablar con tu gerente. Claro, puedes descolgar el teléfono o enviar un correo electrónico, pero las llamadas telefónicas no dejan un “rastro de papel” y los correos electrónicos críticos pueden perderse fácilmente en el ruido de tu bandeja de entrada.

Los equipos remotos harían bien en elegir una aplicación de mensajería asíncrona, como Slack, para reemplazar el “chat” en la oficina. Slack te permite chatear directamente con compañeros de trabajo, crear un “grupo” de chat privado con más de dos participantes e incluso dedicar ciertos canales abiertos enfocados a temas específicos como “marketing” o “ventas”.

2. Comparte pantallas cuando sea posible

Herramienta: Zoom o Join.Me

El componente visual de las reuniones es a menudo increíblemente importante para comunicarse de manera clara y efectiva, y eso no desaparece cuando se trabaja con equipos remotos. De hecho, la necesidad de utilizar elementos visuales casi aumenta cuando se trabaja con equipos dispersos por todo el mundo. Usa una herramienta como Zoom para compartir tu pantalla cuando estés trabajando en reuniones.

3. Manten un calendario central.

Herramienta: Google Calendar

Cuando tu equipo es remoto, no es tan fácil ver quién está disponible. El uso de una herramienta de calendario central permite a toda la empresa saber quién está dentro, quién está fuera, quién está ocupado y quién no. Esto es especialmente útil e importante cuando tu equipo opera en diferentes zonas horarias.

Evita atascar las bandejas de entrada de tus compañeros de equipo con correos electrónicos de programación tontos que podrían haberse evitado con un calendario centralizado decente. Para muchas empresas, el calendario de Google demuestra ser una opción confiable que le permite a los miembros de tu equipo administrar su propio calendario y tener visibilidad de todos los demás.

4. Usa herramientas de gestión de proyectos / tareas visuales.

Herramienta: Trello

Nix las notas adhesivas y pizarras blancas. Las oficinas virtuales requieren herramientas virtuales para gestionar equipos y proyectos específicos. Considera usar Trello para delinear tus tareas departamentales o requisitos específicos para un proyecto. Lo bueno de Trello es que es increíblemente intuitivo y fácil de navegar.

Puedes crear un tablero Trello para casi cualquier cosa. Administra tus solicitudes de marketing entrantes, por ejemplo, con un tablero de Trello. Tu equipo puede enviar solicitudes de marketing mediante la creación de una “tarjeta” en la pizarra y el equipo de marketing lo tomará de allí. O bien, puedes administrar la acumulación de blogs de tu sitio web utilizando la metodología Kanban.

Crea un tablero con columnas tituladas “atrasos”, “en proceso”, “primera revisión”, “segunda revisión” y “publicado”. A medida que cada miembro del equipo trabaja para escribir un blog, mueven la tarjeta correspondiente a través de las distintas etapas en el tablero de Trello, lo que permite a todo el equipo la visibilidad del progreso de todos. Literalmente, no hay fin a cómo puedes usar Trello.

5. Manten todos los documentos en un solo lugar

Herramienta: Google Drive, DropBox

Los equipos remotos necesitan archivadores virtuales para localizar fácilmente los documentos de toda la empresa. En lugar de enviar por correo electrónico un montón de documentos, batallar con el control de versiones y perder el tiempo revisando correos electrónicos y archivos antiguos, facilita las cosas en tu equipo al almacenar todo en un solo lugar.

Decide sobre una herramienta y quédate con ella. Lo último que deseas es que la mitad de tu equipo use una herramienta mientras que la otra mitad use otra. Mantenlo simple. Cuanto menos tiempo pasen los empleados buscando algo que les sirva, más tiempo podrán centrarse en hacer su trabajo. DropBox o Google Drive son excelentes herramientas para administrar el almacenamiento de documentos y las necesidades de intercambio de archivos sin romper el cochinito.

6. Automatiza las tareas relacionadas con la incorporación y los recursos humanos.

Herramienta: Zenefits

Incluso un equipo híbrido o completamente remoto no evitará el papeleo que viene con la incorporación. Sin embargo, hay una manera de hacer las cosas más simples y completamente electrónicas. Use una solución de nube segura y todo en uno para administrar la nómina, recursos humanos, integración, beneficios, tiempo libre pagado y otros elementos relacionados con el cumplimiento. Si te encuentra en los Estados Unidos, Zenefits es una excelente solución para utilizar, y tampoco tendrás que gastar un centavo en ello.

7. Asegúrate de que las reuniones de video sean parte del calendario de trabajo regular

Herramienta: Zoom

La interacción cara a cara es vital para desarrollar una dinámica de trabajo remoto fuerte. No solo ayuda a evitar la tendencia de los equipos remotos a trabajar en silo y en el vacío, sino que también nutre el sentimiento de comunidad entre tu equipo incluso cuando estás a miles de kilómetros de distancia.

Considera la posibilidad de programar videollamadas semanales de toda la empresa con tu equipo para que todos puedan tener la oportunidad de verse y colaborar. Los puntos de contacto de video uno a uno cada dos semanas con cualquiera de sus informes directos también son igual de importantes. Zoom, una vez más, es una herramienta excelente y confiable para la videoconferencia, que es increíblemente fácil de usar desde tu computadora o teléfono.

Pensamientos finales: ¡asegúrate de capacitar!

La tecnología del siglo XXI está cambiando la forma en que trabajamos y hacemos negocios y, lo que es mejor, está permitiendo a muchas empresas decir “adiós” a su forma tradicional de hacer las cosas del 9 al 5.

Sin embargo, incluso con la mejor tecnología y las mejores herramientas implementadas, la mayoría de los equipos remotos solo operarán a plena capacidad cuando estén debidamente capacitados para usar esas herramientas. Se necesita tiempo, esfuerzo y diligencia para garantizar que tus equipos remotos funcionen de manera eficiente, y solo podrán hacerlo con el apoyo, la capacitación y los recursos adecuados.